Bestyrelsesmøde i vikingegruppen afholdt ved Lis 9 juni 2011.

 

 Tilstede Lis, Kim, Ejnar, Preben, Tine, Jan og som ekstra på grund af planlægning m.m Lene Ibsen. Fraværende Signe.

 

 Dagorden:

1)      Godkendelse af dagsorden

2)      Status på tilmelding til deltagelse i uge 30

3)      Planlægning af lejrplads

4)      Aftenaktiviteter uge 30

5)      Forplejning uge 30

6)      børneattester

7)      Gæster

8)      Nyt fra opvisningsudvalget

9)      Evt.

 1: Dagsorden godkendt.

 

 2: Alle pladser til uge 30 er nu optaget, og alle interesserede på ventelisten er med.

 Ved evt. framelding efter indbetaling til uge 30, kan det betalende medlem kun få det indbetalte beløb tilbage, hvis pladsen genbesættes af et medlem fra ventelisten.

 

 3: Ejnar, Lene og Verner opmåler camping og hestelejren til uge 30.

     Ejnar meddeler TS udlejning hvor vores fællestelt skal stå.

     Lis undersøger om  Johannes og Bente må sætte vikingetelt op ved Storgården på RVC.

 

 Ang. mængden af heste er der udsendt en mail til alle medlemmer i Vikingegruppen.

 Bestyrelsen har d. 14 juni 2011, haft bestyrelses- og planlægningsmøde ang. uge 30.

 På dette møde under punktet: Status på tilmelding til deltagelse i uge 30.

 Her skulle bestyrelsen forholde sig til en opstået problemstilling, i forhold til det tilmeldte antal af heste i uge 30.

 Der er i år tilmeldt 47 heste og det er flere end vores område kan rumme, når der skal være gode forhold for både heste og mennesker.

 Bestyrelsen har haft kontakt med RVC for at høre om der var mulighed for at få heste til at gå på selve centeret eller mere jord et andet sted. Dette var desværre ikke muligt.

 På bestyrelsesmødet blev det derfor i samråd med RVC besluttet følgende:

 

 Der er i år opstået det problem at der er tilmeldt flere heste end RVC kan rumme. Det betyder at vi desværre må skære ned i antallet af deltagende heste.

 Bestyrelsen har i samråd med RVC besluttet at hver AKTIV rytter må medbringe en hest i uge 30.

 For at tilgodese dem der gerne vil afprøve en unghest, er det muligt at skifte hest ud i løbet af ugen. Hvis der udskiftes hest i ugens løb, skal den ny ankomne hest indtjekkes, ved den indtjekningsansvarlige ved ankomsten til lejren.

 Det er ikke muligt at efter tilmelde heste for ryttere, der ikke allerede har tilmeldt heste.

 

 De familier/personer som denne ændring påvirker, skal derfor meddele hvilken/hvilke heste der medbringes fra ugens start. Denne meddelelse mailes til Ejnar Beck (ejnarbeck@hotmail.com)

 senest d. 10 juli 2011.

 

 Da det ikke er muligt for alle, at få en hestefold ud mod det strømførende hegn, bedes der medbragt elhegn til egne heste.

 

 Håber på medlemmernes forståelse.

 

 På bestyrelsens vegne

 Jan Caben Iversen

 

 4: I bestyrelsen har vi planlagt nogle aftenaktiviteter til uge 30.

      Lørdag. Generalprøve på rideopvisningen kl. 20.00.

      Søndag: Rundvisning på RVC ved Verner.

      Mandag: Bålhygge .

      Onsdag: Fest i Langhuset, vikingelege og en overraskelse for nogle af vikingerne.

      Torsdag: Ridetur til Ribe og is spisning.

 

 5: Forplejning i uge 30: Leverandør Hvidding forsamlingshus, Ejnar bestiller dette

      Søndag:  Svinekam stegt som vildt, waldorfsalat, bønner og kartofler

      Mandag: Paneret flæsk, persillesovs, rødbeder, broccoli og kartofler

      Tirsdag:  Karbonader, ærter,gulerødder og kartofler

      Torsdag: Hamburgerryg, aspargessovs, gulerødder og kartofler

      Fredag:   Gode ben, salat og flødekartofler

 Der bestilles ekstra salat m.m igennem ugen.

 Morgenmad og frokost tilbydes hver dag.

 

 6: Alle foreningens voksne medlemmer skal, for at foreningen kan få kommunalt tilskud, udfylde en børneattest. Preben tager kopier og medbringer dem til uge 30, hvor medlemmerne skal udfylde børneattesterne. De resterende medlemmer over 18 år skal efter uge 30 udfylde børneattester. Alle medlemmer gives besked pr. mail om at dette skal gøres. Preben er ansvarlig for alt omkring børneattesterne. Medlemmer der ikke kan eller vil udfylde en børneattest ekskluderes omgående af foreningen.

 

 7: Gæster er tilladt i ugens løb, dog ikke onsdag aften pga. fest i langhuset. Antal af medspisende gæster er begrænset af madleverandørens kapacitet. Al henvendelse vedrørende gæster til spisning skal ske til Ejnar. Gæstemiddag  kr. 75.-  gæstemorgenmad/frokost kr.55,-

 

 8: Der laves en rideopvisnings øvedag d 17 juli kl. 13.00, Stedet er endnu ukendt, der kommer en mail.

      Øvedag på RVc er på ankomstlørdagen kl 20.00

      Opvisningsudvalget er ansvarlig for videregivelse af informationer til foreningens medlemmer, om øvedage samt info fra afholdte møder.

      Ina indkøber opslagstavler til uge 30.

 

 9: Helles rideudstyr i Varde vil give 10% i rabat til foreningens medlemmer, hvis hun får et link på vores/Ejnars hjemmeside. Dette er Ok for Ejnar. Lis kontakter Helles rideudstyr ang. dette.

      Lis tager kontakt til RVC ang. årskort til RVC

      Ang. våbentilladelse, så arbejder Lis stadig med dette, politiet er lidt "tunge" at arbejde med.

 

 Referent

 

 Jan Caben Iversen