Bestyrelsesmøde i Dreki vikingerne 22/11 2010 kl. 19,00-22.00

Sted: Ved Lis Staunstrup Storegade 20, 6800 Varde

Tilstede: Lis, Ejnar, Kim og Jan-----Afbud: Kee og Anette

1: Godkendelse af dagsorden.

Dagsorden godkendt, med nyt punkt 5 A

2:Nyt fra Ribe Vikingecenter.

Vi har modtaget en invitation til julefrokost på RVC. Meddelelsen er rundsendt til medlemmerne, og der indgår tilmeldinger dertil.

3: Status på klubgodkendelse ved Esbjerg kommune og våbentilladelse.

Dreki Vikingerne har modtaget brev om godkendelse d. 9/11 2010.

Lis ansøger om klub våbentilladelse ved politiet, individuel våbentilladelse søges af de enkelte medlemmer.

4: Økonomi og medlemsopgørelse.

Medlemskontingent for 2011 fastsættes på den kommende generalforsamling.

Medlemsåret og dermed kontingentåret beregnes og er gældende fra 1. februar til 31. januar hvert år.

Medlemsopgørelse pr 22/11 2010: 75 medlemmer, fordelt på følgende grupper:

0 til 12 år: 6 medlemmer

13 til 25 år: 22 medlemmer

Over 25 år: 47 medlemmer

Medlemslisten er godkendt.

Ventelisten til uge 30 er godkendt efter kronologisk indmeldingsregistrering.

Økonomi:

Der er pr.12/11 2010 ydet er ungdomstilskud fra kommunen på 5910,60 kr.

Uge 30 i 2010 gav et samlet driftsoverskud på 3350,55 kr. efter at ungdomstilskuddet er indregnet.

Dags dato er vores samlede kontant/bankindestående på 10569,20 kr. Når ungdomstilskuddet udbetales skal der tillægges 5919,60 kr. til dette beløb.

5: Evaluering af arrangementer i 2010.

5/1: Stiftende generalforsamling.

Den stiftende generalforsamling er afholdt, og vores forening er stiftet.

5/2: Foredrag om Havhingsten.

Der er afholdt et foredrag om Havhingstens rejse, vi opfodrer RVC. til at afholde nye og flere foredrag om spændende med forskelligt indhold.

5/3: Vikingemarked RVC.

Vikingemarkedet i maj i 2010 var over 2 weekender. Dette sker igen i 2011, og vi tilbyder vores hjælp igen til markederne i 2011.

5/4: Slip køerne fri.

Aflyst på grund af for få tilmeldte deltagere.

5/5: Heste på Hærvejen, Jelling,DI

Heste på Hærvejen, et DI tilbud i Jelling, var et superarrangement vi gerne deltager i igen.

Flot med så mange heste samlet på et sted.

5/6: Jelling vikingemarked.

Jelling vikingemarked havde få deltagere fra vores forening, men et godt tilbud vi vil udbyde igen når tid er dertil.

5/7: Uge 30 på RVC(mad m.m.)

Vi havde en spændende uge 30 på RVC, med besøg af dronningen med følge, dette greb dog en del ind i de normale rutiner, men var en god oplevelse at være med i.

Ang. Mad leverandør i 2011, så vil vi undersøge tilbud fra andre leverandører, for at få mest og bedst mad til prisen.

Ang. Aktiviteter fremover i uge 30, så mener vi at vores forening er blevet så stor og velfungerende, at vi fremover selv kan stå for aktiviteterne i denne uge.

Ordningen med arbejdshold i lejren i uge 30, fungerede godt og vil blive gentaget i kommende uger 30.

Vores lejrplads i uge 30, var OK efter de forhold som centeret kunne tilbyde os i år, Lene havde gjort et stort arbejde med fordeling af plads til alle deltagere og heste.

Fest og spiseteltet kunne have været større i år, og vi vil lave aftale om et 6X12 meter telt til 2011. Vi bestiller evt. gulv til teltet i 2011. Vi skal huske at bestille ekstra borde som anretteborde til maden.

Fadølsordningen var ok, men gav et nul resultat økonomisk.

Ang. Slush ice maskinen, så vil Kim stille den til rådighed til 2011 på sammen betingelser som i 2010.

Rideopvisninger på RVC, vi mangler en tovholder til 2011 opvisningerne. Dette tages med ved fordelingen af tovholdere for 2011, som punkt efter generalforsamlingen.

5/8: Bork vikingemarked.

Vi havde i 2010 en invitation til Bork vikingemarked, dette vil vi modtage igen i 2011, og der en enighed om at vi gerne deltager der. Der har fra Bork vikingemarked været en forespørgsel på, om vi kunne lave rideopvisninger, en endnu ikke fastsat weekend i 2011. Punktet tages med på generalforsamlingen i forhold til evt. deltagelse samt tovholder herfor.

5/9: Oksbøl- vikinger ved søen.

Vi deltog ikke på grund af for få tilmeldte, vi prøver måske en anden gang hvis vi får tilbuddet.

5/10: Kolding – Kamilla.

Blev aflyst på grund af for få tilmeldte. Bestyrelsen støtter op omkring indkomne arrangementer, men mener at initiativtagerne selv skal stå for arrangementet samt tilmeldingerne. Bestyrelsen vil dog informeres om eventuelle arrangementer, inden udsendelse af information fra initiativtagerne til medlemmerne.

5/11: Islandshestens dag.

Ribes 1300 års jubilæum arrangement, med vores deltagelse, blev ændret til at være et Islandshestens dag arrangement. Arrangementet blev desværre aflyst.

5/12: Stofdag sammen med Bork vikingerne.

En dag vi måske vil prøve at gentage.

5/13: Uge 42.

Vi har besluttet, at der fremover skal være forskellige for ryttere ved vore rideopvisninger.

Dette for at sikre, at der altid er nogen der kan programmet.

5/14: Julefrokost RVC.

Der er modtaget invitationer til fælles julefrokost på RVC, invitationen er rundsendt til medlemmerne for evt. tilmelding dertil.

5/15: syaftener.

De fælles syaftener fungerer godt, og der vil blive udbudt flere i 2011.

5/16: Brikvævningskursus:

Punktet udgår pga. afbud fra Kee og Anette.

5A: indmeldelses procedure i foreningen.

Anette Byskov har anket over vores indmeldelses procedure, dette pga. en opstået fejl ved indmeldelse til foreningen. Fremover fremgår det af vores hjemmeside, hvem der indmeldes ved.

6: Aktiviteter næste år.

Aktiviteter i 2011 planlægges og tales der om ved generalforsamlingen.

7: fælles klubaftener - hvad vil vi?

Vi undersøger ved RVC om det fremover er muligt, at låne lokaler til 1 fælles klubaften om måneden.

8: Udlånsregler m.m.

Kim er udnævnt til at stå for registrering af alle vores udstyr/materialer. Han finder de hjælpere han skal bruge til dette. Hvem de bliver tovholder for udlån vides PT. Ikke.

Bestyrelsen har besluttet, at foreningens udstyr kan udlånes på klubdage, og til arrangementer

som er godkendte af bestyrelsen. De medlemmer der låner udstyr/materialer har, hvis uheldet er ude, et økonomisk erstatningsansvar overfor lånte effekter. Det eventuelle erstatningsbeløb er fra bestyrelsens side fastsat allerede ved udlånets start, og accepteret af medlemmet der låner.

9: Værdigrundlag tilpasset den nye klubdannelse.

Jan kontakter Kee ang. Værdigrundlagets færdiggørelse, ved behov herfor kan Kee kontakte Lis. Værdigrundlaget skal være færdig redigeret hurtigst muligt, da generalforsamlingen er snart.  

10: Generalforsamling, forberedelse m.m.

Dirigent: Bestyrelsen foreslår Preben Christensen.

Referent: Bestyrelsen foreslår Jan Caben Iversen.

Lis forespørger ved kommunen, om de har den originale underskrevne protokol fra den stiftende generalforsamling. 

Lis indkøber stemmesedler.

Foreningens medlemmer kan afgive stemmefuldmagt pr. mail. Disse kan fremsendes til alle i bestyrelsen, og videre sendes til Ejnar.

Alle fra medlemmerne indkomne mails , vedr. generalforsamlingen rundsendes til bestyrelsesmedlemmerne.

Revisorer og suppleanter til bestyrelsen er på valg hvert å. Ejnar laver et 2011 budget med forventede indkøb, arrangementer, indtægter og udgifter. Dette fremlægges på generalforsamlingen.

På valg til bestyrelsen er:

 Anette Byskov (modtager ikke genvalg) og Lis Staunstrup (modtager genvalg)

Generalforsamlingen afholdes 23. januar 2011 kl. 14.00 på RVC.  Bestyrelsen mødes kl. 12.30 på RVC. Der vil være kaffe m.m til generalforsamlingen, til medlemmerne -HUSK at medbringe kager, jo flere der bager jo flere kager.

Lis undersøger ved RVC, om vi kan være ved dem den 23. januar 2011.

11: Evt.

Jan undersøger pr mail om der er korrekt at Anette Byskov ikke ønsker genvalg til bestyrelsen.

 

Referent til bestyrelsesmødet er

Jan Caben Iversen