Bestyrelsesmøde afholdt på RVC d. 28 november 2012.

Tilstede: Lis, Tine, Kim, Ejner, Jan og Preben.

Dagsorden:

1.      Godkendelse af dagsorden samt evt. tilføjelser

2.      Status økonomi og betaling til Dreki sydvestjysk islandshesteklub

3.      Budget 2013 – kurser, ideer, ønsker, herunder telt-tilbygning

4.      Evaluering uge 30 og 42

5.      Ønske om øget involvering af medlemmerne (Kim)

6.      Generalforsamling (ordstyrer, forplejning opstilling mv.)

7.      Evt.

1: godkendt uden tilføjelser

2: Vi mangler pt. Medlemstilskuddet fra Esbjerg kommune og beløbet er ukendt da det afhænger af puljen og antal af ansøgere. Vikingernes betaling til Dreki sydvestjysk islandshesteklub for at være med i hovedklubben, er for 2012 på 690 kr. Dette fremkommer ved at vikingerne betaler 10 kr. pr medlem for i alt 69 stk. i Vikingegruppen. Vikingegruppens økonomi ser godt ud, der er pt. Kr. 33350,07 i kassen. Dette endda ovenpå et jubilæumsår.

3: I bestyrelsen var der debat om udbygning af vores foreningstelt. For at gøre teltet mere anvendeligt, blev der besluttet at bygge og sy en tilbygning til teltet. Det bliver en del der både kan være åben og lukket, så det er anvendeligt i både godt og dårligt vejr.

·         Pris ca. 10.000 kr. til teltdugen og ca. 1000 kr. til stænger. Der afsættes derfor 11.000 kr. til dette i 2013 budgettet.

·         Til kurser i 2013 afsættes der 5000 kr. Evt. forslag/ønsker til kommende kurser fremkommet ved generalforsamlingen behandles af den kommende bestyrelse.

·         Betaling til Dreki sydvestjysk islandsheste klub, medlemstilskud 690 kr.

·         Klubmøder og generalforsamling 1200 kr.

4: uge 30 evaluering:

·         Lejren var velorganiseret og der var god plads til både heste og mennesker i lejren.

·         Festteltet var godt og samme telt er bestilt til 2013.

·         Kim arbejder på at skaffe nye og bedre køleskabe til 2013.

·         Alle de medlemmer der ønskede at deltage i 2012 var med.

·         Aftens madordningen fungerede udmærket, kvalitet og menu var god og tilfredsstillende.

·         Indkøb var godt organiseret og der var købt og fornuftigt ind.

·         Stemningen var god i år, tak til alle der deltog.

·         Vi vil prøve at have samme koncept i 2013.

·         Ang. Fadøl så var der en diskussion om dette i 2012, da der var opstået usikkerhed i bestyrelsen om vi havde besluttet at have fadøl eller ej i år. Vi skal blive bedre til at kommunikere internt og svare tilbage på de fremsendte mails. Beslutninger træffes når alle i bestyrelsen er inddraget i beslutningen.

·         Bestyrelsen har et ønske om at se mere til ledelsen af RVC i vores lejr. Dette fordi samarbejdet og ansvarligheden mellem vores gruppe og RVC herved styrkes.

·         Vores ride opvisninger og ride opvisningsudvalget fungere godt og der var stor tilfredshed med dette.

Uge 42 evaluering:

·         Der var en fantastisk medlemstilslutning til uge 42 i år, aldrig før har der deltaget så mange medlemmer i efterårsferien. Der er plads til endnu flere og det er nogle hyggelige dage på RVC.

·         I år deltog ingen gæstevikinger fra Dreki sydvestjysk islandshesteklub. Hvad kan vi gøre for at få disse medlemmer inddraget i vikingelivet i uge 42? Bestyrelsen vil lave et årshjul til Dreki bladet og hjemmesiden, hvor vi gør opmærksom på at der er mulighed for at deltage i uge 42, også selvom man ikke er medlem af vikingegruppen.

·         Vi vil prøve samme koncept i 2013.

5: Bestyrelsen vil på generalforsamlingen opfordre medlemmerne til øget medlemsinvolvering, så mere vi laver sammen jo sjovere bliver det.

6: Generalforsamlingen afholdes på RVC Onsdag d. 30 januar 2013 kl. 19.00.

·         Bestyrelsen foreslår Preben som ordstyrer.

·         Forplejning: Franskbrød, pålæg, ost. Lis og Tine køber ind til dette.

·         Lis bestiller lokale til generalforsamlingen.

·         På valg er følgende: bestyrelsesmedlemmer Lis og Tine. Ungerepræsentant Aleksander. Suppleant Preben

·         Genopstiller ikke: Lis og Tine.

·         Ungerepræsentant og bestyrelsesrepræsentant vælges hvert år på generalforsamlingen.

·         Revisor og revisor suppleant er pt. Ulla og Claus. Ejner spørger dem om de evt. er interesseret i at fortsætte i som dette.

Lis laver indkaldelsen til generalforsamlingen og sender den til bestyrelsen til gennemlæsning, derefter fremsendes den til medlemmerne. Indkaldelsen sættes også på hjemmesiden. Tovholderfunktionslisten medsendes til medlemmer, så de kan overveje hvilke funktioner de ønsker at have i 2013. Lis laver en opfordring til medlemmerne i forbindelse med indkaldelsen om at fremkomme med ideer til klubben for fremtiden.

Referant  Jan Caben Iversen