Vedtægt for foreningen Dreki Vikingerne

§ 1. Navn og hjemsted

Foreningens navn er: Dreki Vikingerne

Foreningen har hjemsted i Esbjerg Kommune

§ 2. Foreningens formål

Det er Dreki Vikingernes formål at fremme kendskabet til og interessen for den islandske hests historie, brug og betydning i vikingetiden, samt gennem formidling at udbrede kendskabet til vikingerne og deres heste.

Klubbens virke tager udgangspunkt i det forpligtende fællesskab og klubbens sociale liv, og gennem dette tilstræbes det at udbygge medlemmernes viden om såvel vikingetiden som den islandske hest, samt at udbrede kendskabet til disse områder.

Klubben står bl.a. for gennemførelse af en årlig sommerlejr i samarbejde med Ribe VikingeCenter, ligesom klubben arrangerer fælles forårs og efterårstræf. Via formidling, og udførelsel af eksperimentelle arkæologiske forsøg, søger klubbens medlemmer at opnå større forståelse for vikingetiden og den islandske hests betydning og brug i denne. Der gives rideopvisninger, arrangeres diverse former for undervisning, og afholdes ligeledes andre arrangementer af oplysende karakter i løbet af året.

Det sociale liv og medlemmernes fælles virke, engagement og ansvar er udgangspunkt for al aktivitet, hvor den islandske hest og vikingetiden er i centrum.
Foreningens virksomhed er almennyttig og åben for enhver, som tilslutter sig foreningens formål.

 

§ 3. Medlemskab

Som aktivt medlem kan optages enhver med interesse for det i § 2. beskrevne formål.

Det er det enkelte medlems eget ansvar at overholde landets gældende love for eksempel med hensyn til lovpligtige forsikringer, våbentilladelser og lignende.  Det er ligeledes det enkelte medlems eget ansvar at overholde påbud og regler fra de vikingemarkeder, museer – herunder Ribe VikingeCenter- og lignende steder, som Dreki Vikingerne besøger.

Alle medlemmer forpligter sig ligeledes til at tilslutte sig Dreki Vikingernes fælles  værdigrundlag, som oplyser om regler og rammer i forbindelse med klubbens arrangementer. Dette værdigrundlag tages op til revision en gang årligt, og fremgår som punkt ved klubbens generalforsamling.

Udmeldelse kan ske pr. e-mail til den til enhver tid siddende formand, og udmeldelsen er gældende, så snart medlemmet har fået svar tilbage på sin e-mail. Der tilbagebetales ikke kontingent eller andre indbetalte gebyrer.

Desuden betragtes et medlem som automatisk udmeldt, når den pågældende ikke har betalt sit kontingent, senest 1 måned efter, at der er rykket for dette.

En enig bestyrelse kan ekskludere et medlem i tilfælde, hvor medlemmet skader foreningens arbejde. Eksklusionen skal bekræftes ved førstkommende generalforsamling.

§ 4. Kontingent

Foreningens kontingent fastsættes for et år ad gangen på den ordinære generalforsamling.

§ 5. Generalforsamlingen

Generalforsamlingen har med de indskrænkninger, som disse vedtægter forskriver, den højeste myndighed i alle foreningens anliggender.

Den ordinære generalforsamling holdes en gang om året i januar måned.

Generalforsamlingen skal mindst have følgende dagsorden:

1.      Valg af dirigent

2.      Bestyrelsens beretning

3.      Fremlæggelse af foreningens regnskab

4.      Fastsættelse af kontingent for medlemmerne

5.      Fremlæggelse af foreningens budget til orientering

6.      Indkomne forslag

7.      Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter til foreningens bestyrelse samt valg af unge observatører

8.      Valg af revisor og revisorsuppleant såfremt der modtages tilskud på under 300.000 kr. pr. år. Jf. § 9

9.      Revision af klubbens værdigrundlag.

10.  Eventuelt

Generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges af forsamlingen. Denne må ikke være medlem af bestyrelsen.

Der føres protokol over generalforsamlingen, og denne underskrives af dirigenten.

Adgang til generalforsamlingen har kun de i § 3 nævnte medlemmer, samt hvem bestyrelsen måtte have inviteret.

Stemmeret har kun de i § 3 nævnte medlemmer. Hvert medlem har én stemme. Generalforsamlingen træffer sine beslutninger ved simpelt flertal, med mindre andet er bestemt i vedtægterne. I tilfælde af at blot et medlem ønsker det, skal en afstemning ske skriftligt. Der kan stemmes ved fuldmagt. Denne fuldmagt skal minimum indeholde hvilket møde fuldmagten gælder til, samt den befuldmægtiges navn, samt fuldmagtsgiverens navn. Fuldmagten skal dateres og  fremsendes maksimalt 14 dage før det møde den gælder til afholdes. Kopi af fuldmagten sendes som e-mail til samtlige bestyrelsesmedlemmer, samt til den befuldmægtigede. Hvert deltagende medlem må medbringe maksimalt to fuldmagter til en generalforsamling.   

Alle fremmødte medlemmer over 12 år har stemmeret, men kun medlemmer der er fyldt 18 år   kan deltage i bestyrelsen med stemmeret.

Revisor og revisorsuppleant vælges for 1 år ad gangen.

Generalforsamlingen indkaldes på klubbens hjemmeside (www.drekiviking.dk) samt ved udsendelse af e-mail til alle medlemmer, med mindst 4 ugers varsel. I indkaldelsen skal det fremgå, at indsendelse af forslag kan ske indtil 2 uger før generalforsamlingen. Senest 1 uge før generalforsamlingen skal indsendte forslag være udsendt pr. e-mail til medlemmerne. Det er  medlemmernes eget ansvar at sørge for, at klubbens sekretær til enhver tid har  medlemmets korrekte og brugbare e-mail adresse.

Foreningens regnskab skal vedhæftes indkaldelsen til den ordinære generalforsamling.

Kandidater til de ledige bestyrelsespladser opstilles sideordnet på generalforsamlingen, og vælges efter højeste stemmetal. Ved stemmelighed fortages omvalg.

Ekstraordinær generalforsamling afholdes efter beslutning på en ordinær generalforsamling eller besluttes af bestyrelsen, såfremt mindst 3 bestyrelsesmedlemmer eller mindst ¼ af foreningens medlemmer kræver det. Anmodningen om afholdelse af ekstraordinær generalforsamling skal indeholde oplysninger om, hvilke sager der ønskes behandlet. Indvarslingen, der skal

foregå som til ordinær generalforsamling, skal ske hurtigst muligt, og senest 8 uger efter at et bestyrelsesmedlem har modtaget en anmodning.

 

§ 6. Bestyrelsens sammensætning, valg og forretningsorden

Bestyrelsen består af 5 personer.

 Bestyrelsen konstituerer sig selv med;

·        formand

·        næstformand

·        kasserer

·        sekretær

·        et bestyrelsesmedlem

Til bestyrelsen vælges også en suppleant, som deltager i bestyrelsesmøder mv., med taleret, men uden stemmeret.

Bestyrelsen vælges årligt for to år ad gangen, med to personer det ene år, og tre personer det andet år. Suppleanter vælges dog for et år ad gangen. Genvalg er muligt.

 

Op til to unge over 11 år men under 18 år kan vælges som ”unge observatører” i bestyrelsen uden stemmeret og ansvar. Valget finder sted på generalforsamlingen for et år ad gangen.

 

 Alle beslutninger i bestyrelsen vedtages ved simpelt flertal.

 

Bestyrelsen kan nedsætte arbejdsudvalg efter behov.

 

Der laves beslutningsreferater af alle bestyrelsesmøder, og disse gøres offentligt tilgængelige på klubbens hjemmeside (www.drekiviking.dk). Bestyrelsesreferater der offentliggøres må ikke indeholde personfølsomme oplysninger.

 

Følgende personer kan ikke være medlem af bestyrelsen:

1.      Medlemmer af bestyrelser i fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der udlejer lokaler m.m. til foreningen , eller som kontrollerer udleje af lokaler m.m. til foreningen samt

2.      Advokater, revisorer og lignende rådgivere for, samt ansatte i fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der udlejer lokaler m.m. til foreningen , eller som kontrollerer udleje af lokaler m.m. til foreningen samt

3.      Ejere af lokaler m.m. der udlejes til foreningen.

 

§ 7. Bestyrelsens opgaver og virke

 

Foreningens daglige ledelse varetages af bestyrelsen, der repræsenterer foreningen i alle forhold.

 

Bestyrelsen er ansvarlig overfor Esbjerg Byråd for anvendelse af evt. modtagne tilskud, for anviste lokaler m.v. og for regnskab og dokumentation for virksomheden.

 

Bestyrelsen udarbejder årligt en beretning til fremlæggelse på generalforsamlingen. Desuden udarbejdes en særskilt beretning til kommunen.

 

Bestyrelsen indkalder til generalforsamling mindst én gang årligt.

 

Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Bestyrelsesmøde afholdes mindst 4 gange årligt, og når formanden finder det fornødent, eller når mindst 3 bestyrelsesmedlemmer kræver det.

 

Indkaldelse til bestyrelsesmøde sker skriftligt pr. e-mail med 14 dages varsel og med angivelse af dagsorden.

 

Der udarbejdes beslutningsreferat efter hvert bestyrelsesmøde, som underskrives af alle tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer.

 

Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpel stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens eller den fungerende formands stemme udslagsgivende.

 

Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

 

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af bestyrelsens medlemmer er tilstede.

 

§ 8. Budget, regnskab og formueforhold

 

Bestyrelsen udarbejder hvert år et budget til orientering på generalforsamlingen.

 

Foreningens regnskabsår følger kalenderåret.

 

Regnskabet skal underskrives af samtlige medlemmer af bestyrelsen.

 

Årsregnskabet skal opgøres i henhold til god regnskabsskik og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende krav i lovgivningen.

 

Tilskudsregnskab skal indsendes til godkendelse i Esbjerg Kommune senest 3 måneder efter regnskabsårets afslutning.

 

Foreningens midler skal være anbragt i et anerkendt pengeinstitut med undtagelse af den nødvendige kassebeholdning.

 

Kassereren fører regnskab over foreningens indtægter og udgifter samt udarbejder status.

 

§ 9. Revision

 

Revisor og revisorsuppleant skal hvert år umiddelbart før afholdelse af ordinær generalforsamling gennemgå det samlede regnskab og se, at beholdningen er til stede. Regnskabet forsynes med en påtegning.

 

Revisor og revisorsuppleant har til enhver tid adgang til at efterse regnskab og beholdning.

 

Ved samlede tilskud på under 300.000 kr. revideres regnskabet af en af generalforsamlingen valgt revisor. Den valgte revisor må ikke være medlem af bestyrelsen eller beslægtet eller besvogret i op- eller nedstigende linje eller i sidelinien så nær som søskendebørn med nogle af bestyrelsesmedlemmerne.

 

Ved samlede tilskud på 300.000 kr. eller derover revideres regnskabet af en af bestyrelsen valgt statsautoriseret revisor eller en registreret revisor.

 

Tilskudsregnskabet skal være revideret i henhold til Folkeoplysningslovens bestemmelser.

 

§ 10. Tegning 

 

Foreningen tegnes af formanden og kassereren for bestyrelsen i forening eller ved en af disses forfald af formanden eller kassereren i forening med 2 bestyrelsesmedlemmer.

 

§ 11. Hæftelse

 

Bestyrelsens medlemmer hæfter personligt for det tilskud, som foreningen eller tilskudsmodtagerne har modtaget efter folkeoplysningsloven, hvis tilbagebetalingskravet er opstået ved retsstridig handling eller undladelse, der kan tilregnes pågældende som forsætlig eller uagtsom. Bestyrelsens medlemmer hæfter i øvrigt ikke personligt for foreningens tilskud efter folkeoplysningsloven

 

§ 12. Vedtægtsændringer

 

Vedtægtsændringer skal godkendes af generalforsamlingen med 2/3 af de afgivne stemmer.

 

Vedtægtsændringer skal endvidere indsendes til Esbjerg Kommune, før de er gyldige, for at sikre at de til stadighed opfylder lovens krav.

 

§ 13. Ophør

 

Beslutning om foreningens ophør kan kun tages op på en særlig indkaldt ekstraordinær generalforsamling.

 

For at være beslutningsdygtig skal mindst ½ af foreningens stemmeberettigede medlemmer være til stede, og mindst 2/3 af disse skal stemme for forslaget, før foreningen kan opløses.

 

Er denne ekstraordinære generalforsamling ikke beslutningsdygtig, indkaldes til en ny generalforsamling, hvor simpelt stemmeflertal afgør, om foreningen skal opløses.

 

Ved ophør skal evt. overskud anvendes til almennyttige formål indenfor folkeoplysningslovens område.

 

Vedtaget på stiftende generalforsamling den:

 

Dirigent:

 

Valgt til bestyrelsen:

 

  1. Navn:
  2. Navn:
  3. Navn:
  4. Navn:
  5. Navn: